Dolar kurunu sabitledik, fırsatı kaçırmayın!

$1 = ₺10

OCTAPULL

İş Akış Yönetimi Nedir? Octapull Pro ile İş Akış Yönetiminizi Gerçekleştirin

11/26/2021
undefined-Cover
Kurumlar ve organizasyonlar, her zaman en verimli hallerine gelmeye çalışırlar. Beşeri yani insan yapımı bir yapı olan kurumlar, verimliliklerini artırmak için insanlar arasındaki işbirliğini ve organizasyonu en yüksek seviyeye çıkarıp, otomatize etmek isterler. 

İş akış yönetimi de, insanlar hatta makinalar arasındaki koordinasyonu artırmak için ortaya çıkmış kavramlardan birisidir. Dijital ortama aktarılan organizasyon süreçlerinin yönetilerek takip edilmesini sağlar. 

İş Akışı Nedir? (Workflow Nedir?)

Bir organizasyonda operasyonlar, parçalar halinde planlanır. Yapılması gereken bir işin geçeceği işlemlerin belirlenmesi gerekir. İş akışı(workflow) ise bu işlemlere hangi kurallara göre devam edeceğini gösteren bir algoritmadır. İş akışı, planlanan bir işten tamamlanan bir işe giden süreci; ham haldeki bir fikirden işlenmiş bir sonuca olan gidişi tanımlar. 

İş akışı örneği vermek gerekirse;
  1. Araştırma yapmak,
  2. Notlar hazırlamak,
  3. Başlıkları belirlemek,
  4. Taslak hazırlamak, 
  5. Editörlüğünü yapmak;

yazı yazma işini gerçekleştirmek için oluşturulmuş bir iş akışıdır. En basit işten en karmaşık işe kadar iş akışı oluşturabilir, tanımlı kurallara bağlı olarak işi gerçekleştirebilirsiniz. 

İş Akışı Şeması Nedir? Nasıl Oluşturulur?

İş akışı şeması, işin tamamlanması için gereken iş süreçlerinin görselleştirilmesidir. Süreçleri sıralamalarına göre görselleştirerek kolayca takip edilmesini sağlayabilirsiniz. 

Özellikle büyük ölçekli işlerin takibini kolaylaştırmak için gerekli olan iş akış şemaları; görselde görüldüğü gibi süreçlerin bir şekil içerisinde; aralarındaki sıralamaların da oklarla gösterildiği biçimde oluşturulabilir.



İş Akış Çeşitleri Nelerdir?

İş akışı her kurum veya organizasyon içerisinde bulunur. Bazıları çok kurallı ve detaylandırılmış , bazıları ise gelişigüzel bir şekilde. Fakat ne kadar düzensiz olursa olsun, ortada yapılacak bir iş varsa, mutlaka iş akışı da vardır. 

Gelişigüzel bir akıştan ziyade, planlanmış akışlar işletmeniz için her zaman daha verimli olacaktır. Farklı alanlarda kullanılan ve sizin de iş yerinizde kullanabileceğiniz bazı iş akış türleri şunlardır:
  • Anlık(ad-hoc) İş Akışları
  • Yapısal İş Akışları
  • Süreç İş Akışları
  • Duruma Göre İş Akışları
  • Proje İş Akışları

Anlık(Ad-Hoc) İş Akışları

Kararların otomasyondan çok anlık insan ilişkileriyle alındığı iş türlerinde kullanılan bir iş akışıdır. Tek seferlik, belli bir sırası olmayan işler için kullanılır. 

Yapısal İş Akışları

Bu iş akışları baştan yapılandırılmıştır. İşler tanımlı kurallara bağlı olarak iş akışına uygun olarak gerçekleşir ve tekrar edilebilirdir.

Süreç İş Akışları 

Düzene oturmuş, rutin olarak gerçekleştirilen iş akışlarına denir. İşin başlangıcından sonuna kadar nasıl gideceği önceden bellidir ve başlamadan önce bu bilinir. 

Duruma Göre İş Akışları 

Bu akış türünde, akış boyunca yapılması gereken işlemler en baştan bilinmez. Duruma göre şekillenir. Örnek olarak müşteri hizmetleri görüşmelerini verebiliriz. En başta sorunun nasıl çözüleceği bilinmese de, süreç içerisinde elde edilecek bilgilerle iş akışı şekillendirilir. 

Proje İş Akışları

Projeye özel olarak hazırlanmış iş akışlarına bu isim verilir. En baştan bir iş akışı hazırlanır ve ona göre ilerlenir. Süreç iç akışına göre bu türde biraz daha esneklik vardır. Duruma göre işler değişebilir. 

Fakat unutulmamalıdır ki, bu iş akışı türü tekrarlanan bir sürece ait olmadığı için sadece bir projeliktir. İnternet sitenizi yenilemek, bu akış türüne örnek olarak verilebilir. Fakat tekrar yenilemek istediğinizde aynı iş akışı içinde devam edemezsiniz, tek seferliktir. 

İş Akış Yönetimi Nedir? 

İş akışı yönetimi (workflow management), iş akışına dahil her sürecin
  • planlanması,
  • yönlendirilmesi,
  • kontrolü,
  • tanımlanmasıdır.

İş akışı yönetiminin sizin işinize sağlayacakları şunlardır:
Modellendirme
Yönlendirme
Gözetim 
Kontrol

Modellendirme (Görselleştirme)

İş akış yönetimi programları sayesinde iş akışınızı modelleme imkanı elde edersiniz. İş akışı şemasını uygulama kendisi oluşturarak size sunar. Bu sayede tamamlamanız gereken KPI’ları görsel olarak görebilir, işinizi daha iyi takip edebilme fırsatını bulursunuz. 

Yönlendirme 

İş akışı sürecinde adımlar atıldıkça, sonraki süreçten sorumlu kişiye iş yönlendirilir. Bu şekilde işin tüm aşamalarının doğru kişinin eline geçmesi sağlanarak süreçler hızlandırılır. 

Gözetim

İş akışının modellendirilmesi sayesinde görselleştirilen süreçler, daha net sonuçlar oluşturacak şekilde gözlenebilir. Bu da işlerin daha iyi takip edilmesini sağlar. 

Bu sayede iş akışındaki işlerin hangisinin daha öncelikli olduğunu anlayabilirsiniz. İş akışı içerisindeki gereksiz yüklerin farkına vararak bunları dışarı alabilir, verimi artırabilirsiniz. 

Kontrol

İş akış yönetimi, iş akışındaki tüm süreçlerin takip edilmesi ve kayıt altına alınmasını da sağlar. Bu sayede hangi adımı kimin yaptığını görebilir, işiniz hakkında daha kapsamlı bilgi sahibi olabilirsiniz. 

İş Akış Otomasyonu Nedir? 

İş akışı otomasyonu, ya da iş süreçleri otomasyonu olarak bilinen sistemler; iş akışı içerisindeki süreçlerin otomatize edilmesi, hata payını ortadan kaldırarak otomatik hale getirilmesidir.

İş akışı süreçleri, çalışanlar tarafından manuel olarak da gerçekleştirilebilir. Fakat bunun bazı riskleri bulunur.

İşin içine insan faktörünü koyduğunuz zaman, her zaman bir risk faktörü vardır. Geç teslim edilen işler, çalışanların moralsiz olması gibi durumlar işleri sekteye uğratabilir. İş akış otomasyonu uygulamaları bu soruna çözüm bulur. İnsan faktörünü ortadan kaldırır ve işleriniz sorunsuz bir şekilde devam eder.

İş süreçlerini otomatize ederek, çalışanlarınızın iş yükünü de azaltabilirsiniz. Bu da iş gücünü daha verimli alanlara aktarabilme imkanını ortaya çıkarır. 

Octapull Pro’nun merkezi planlama sistemi ve bireysel planlama sistemi özellikleri ile, ‘Approval Management’ olarak bilinen iş akış yönetimi işlevini gerçekleştirebilirsiniz. 

Alt ekiplerin planlarını üst yönetime onaylatması, veya üst yönetimin planlarını çalışanlara iletmesi işlevlerini gerçekleştirebilirsiniz. 

Uzaktan kanal yönetimi(DCM) işlevini gerçekleştirerek saha ekiplerinizin iş akış yönetimini sağlayabileceğiniz Octapull Pro’nun deneme sürümünü şimdi başlatarak 14 gün boyunca kullanabilirsiniz. 

Daha fazla bilgi almak için Canlı Destek’ten bize ulaşmayı unutmayın!

E-Bülten

Gelişmelerden haberdar olmak için abone olun!

© 2022 Telif: Octapull

-

TR

|

EN

|

DE

|

ES

|

IT

|

FR